製品プライバシーポリシー

本ポリシーでは、GDPR等で用いられる用語として「管理者（Controller）」および「処理者（Processor）」を使用します。これらは、日本の個人情報保護法の文脈では、概ね「個人情報取扱事業者（管理主体）」と「委託先」に相当する概念です。

（1）処理者（Processor）／お客様が本製品を利用し、当社を委託先として取り扱う情報
本製品により取得・生成される録音音声、文字起こし、要約、通話内容、通話属性情報、利用者情報その他お客様の業務上の通話・会話データを取り扱う場面では、通常、契約者（お客様企業・団体）が管理者（Controller）、当社は処理者（Processor）／委託先として、契約者の指示および契約（DPA等を含む）に従い、目的の範囲内でのみ取り扱います。
当社は、録音音声、文字起こし、要約、通話内容その他の会話データを、当社独自の分析、AIモデルその他機械学習モデルの学習・再学習・改善、マーケティング、広告その他契約者への本製品提供と独立した目的のために二次利用しません。
GDPRその他適用法令が適用され、当社と契約者との間でDPAが締結されている場合、個人データの処理に関して本ポリシー、利用規約、個別契約その他の合意とDPAが抵触するときはDPAが優先します。

（2）管理者（Controller）として取り扱う情報
契約管理、利用料金の請求・支払管理、営業・導入連絡、問い合わせ対応等のために当社が取得・管理する契約担当者の氏名、メールアドレスその他連絡先情報等については、当社が管理者（Controller）として取り扱う場合があります。この場合の取扱いは、当社の事業運営全般に関する個人情報保護方針に従います。

• 認証・表示等に関する情報：Microsoft 365アカウント、UPN、メールアドレス、表示名、Object ID等
• テナント・契約者環境に関する情報：Tenant ID、連携先情報、Azureサブスクリプション・リソース情報、設定情報等
• 録音・会話データ：通話音声、録音ファイル、文字起こし、要約その他生成結果
• 通話属性情報：発着信者、参加者、開始・応答・終了時刻、通話方向、通話時間、Call ID、転送情報、録音種別、切断情報その他通話に付随する情報
• 外部連携情報：Salesforceその他契約者が指定するシステムへ連携する項目・識別子等
• 設定・認証情報：アプリケーション設定、権限情報、証明書、シークレット、APIキーその他連携に必要な設定情報
• 運用・保守のためのログ：アプリケーションログ、エラーログ、認証ログ、セキュリティログ、監査ログ、IPアドレス等

• ※ 実際に取得・保存する項目は、選択する提供形態、機能、Microsoft 365／Teams／Azureの構成、外部連携設定により異なります。

• 録音対象となるTeams Phone等の通話を自動録音するため
• 録音データを保存、再生、検索、ダウンロードするため
• 録音音声を文字起こしし、管理画面等で表示するため
• 利用する場合、生成AI等により要約、構造化その他契約者が選択した機能を提供するため
• 発着信者、参加者、時刻、通話時間その他の通話属性情報を録音データ等と関連付けて表示・管理するため
• 契約者の指示に基づき、録音データ、文字起こし、通話属性情報等を契約者指定のAzure環境またはSalesforce等の外部システムへ連携するため
• 認証、アクセス制御、サービス提供、障害対応、運用保守、セキュリティ確保のため

本製品は通話を自動録音する機能を有します。録音の適法性、録音対象者への通知・同意、労使手続、保存期間、利用目的、監視の範囲その他の要件は、国・地域、業界、雇用関係、通話相手その他の事情により異なります。契約者は、自らが管理者（Controller）として、適用法令および社内規程等に基づき必要な手続を行うものとします。当社は処理者として、DPAその他の合意に従い契約者を支援します。
海外所在者との通話については、GDPR等に加え、通話相手の所在国における通信秘密、通話録音、消費者保護、労働その他の法令が適用される場合があります。契約者は、適用法令に基づき、必要な適法根拠、透明性確保、事前通知、同意取得その他の措置を講じるものとします。
音声ガイダンス等を無効にする場合、契約者は、プライバシーノーティス、契約書、Webサイト、口頭説明その他の代替手段によって必要な情報が本人に適切に提供されているかを確認する必要があります。

当社は、当社の事業運営全般に関する個人情報保護方針に記載のとおり、個人情報保護マネジメントシステム（JIS Q 15001）に準拠した運用に加え、情報セキュリティマネジメント（ISMS：ISO/IEC 27001）に基づく管理も含め、組織的・技術的対策を継続的に実施します。

• 通信経路におけるTLS等の暗号化
• Microsoft Entra IDその他所定の認証方式
• ロールベースアクセス制御および最小権限原則
• 機密設定情報の適切な保護
• アプリケーション、認証、セキュリティ等のログ管理
• インシデント対応および個人データ侵害通知プロセス
• 従業者への機密保持義務およびセキュリティ教育

当社は、本製品の提供にあたり、Microsoft Azure、Azure AI Services（Speech等）、Microsoft Foundry上のAzure提供モデル／Azure OpenAI等のMicrosoftが事業者向けに提供するサービスを利用する場合があります。
当社は、これらのサービスについて、当社およびお客様のデータがサービス提供以外の目的で二次利用（例：当社または第三者のAIモデル学習、マーケティング等）されない契約条件および設定を前提として利用します。実際に利用するサービス、リージョン、デプロイ方式は、提供機能および契約者の構成により異なります。

1. 1. 標準SaaSにおける録音データ、通話メタデータ、文字起こしおよび要約等の標準保存期間は1年間です。個別契約、契約者設定または契約者の文書化された指示により、異なる期間を設定する場合があります。BYOS版および契約者環境へのデプロイ型では、原則として契約者が保存期間を管理します。
2. 2. 当社管理環境における運用・セキュリティログは、必要最小限の期間に限り保持し、別段の合意がない限り原則として最大1.5年間保持した後に削除します。
3. 3. 契約終了時の個人データの返却または削除は、データ処理契約（DPA）に従います。バックアップ、セキュリティログその他システム上直ちに個別削除することが合理的に困難なデータについては、限定的に保持し、通常の保持期間終了後に削除します。
4. 4. 顧客環境保存型または契約者環境へのデプロイにおいて契約者が管理する保存先のデータは、契約者が自ら削除・保持を管理します。
5. 5. 削除完了後は、当社が復元を保証するものではありません。

本製品の管理画面等をWebブラウザで利用する場合、ログイン状態の維持、セキュリティ確保、設定保持等の目的でCookieまたは類似技術を利用する場合があります。Cookieの一般的な考え方・管理方法等は、当社の事業運営全般に関する個人情報保護方針の「クッキー（Cookie）について」をご参照ください。

当社が処理者として個人データを取り扱う場合、主要なサブプロセッサー、処理地域および国際データ移転の取扱いはデータ処理契約（DPA）に定めます。Microsoft Azure等のクラウドサービスを利用してEU/EEA等から日本へ個人データが移転される場合、適用可能な十分性認定その他の適切な移転根拠を用います。EU/EEA、英国またはスイスから日本その他の国・地域への移転が生じる場合、当該移転に適用される十分性認定、標準契約条項その他各法令が認める移転手段を用います。

• 録音音声、文字起こし、要約、通話属性情報その他当社が処理者として取り扱う情報：原則として管理者（Controller）である契約者・委託元へお申し出ください。当社は、データ処理契約（DPA）その他の合意に従い、合理的な範囲で契約者の対応を支援します。
• 契約管理、利用料金の請求・支払管理、問い合わせ対応等、当社が管理者として取り扱う情報：当社の事業運営全般に関する個人情報保護方針に記載の制度別の手続に従い対応します。
• EU/EEA、英国およびスイスにおけるDataRepを通じた申出方法は、「GDPR等のデータ保護代理人を介したフェアユース株式会社へのコンタクト方法」をご参照ください。

フェアユース株式会社
個人情報お問い合わせ窓口
〒151-0073 東京都渋谷区笹塚2-19-3 大成ビル5F
メールアドレス：privacy[at]fairuse.jp
TEL：03-6276-7686（10:00～17:00（土、日、祝日休み））

当社は、法令等の改正、本製品の機能追加・変更、提供形態の変更その他合理的な必要がある場合、本ポリシーを改定することがあります。改定する場合、変更内容および効力発生日を、当社Webサイトへの掲載その他当社が適当と認める方法により、原則として効力発生日の60日前までに通知または公表します。ただし、誤字脱字その他軽微な修正、データ主体の権利利益に不利益を与えない変更、または法令上・セキュリティ上緊急に対応する必要がある変更については、この予告期間を短縮し、または事後に通知する場合があります。