リアルタイム翻訳ツール プライバシーポリシー（エディション別）

0．用語について（GDPR用語の注記）

1．当社の立場「管理者（Controller）」／「処理者（Processor）」について（本製品共通）

2．本製品で取り扱う情報の類型（本製品共通）

3．安全管理措置（本製品共通）

4．クラウド利用・データセンター所在地（本製品共通）

5．Microsoftサービス利用と二次利用の考え方（本製品共通）

6．エディション別の取扱い

1. 6-1．Desktop版（Real Time Translator Desktop版）

   6-1-1．取得する情報と利用目的

   当社は、本エディションの提供（認証、表示、翻訳、文字起こし、校正、要約、運用・保守等）に必要な範囲で、以下の情報を取り扱います。

   （A）認証・表示等	・Microsoft 365 アカウント※1：契約情報の認証、発話内容とチャットルームの関連付け ・Microsoft 365 アカウント（表示名）※1：ログイン時の画面表示、チャットウィンドウ表示 ・メールアドレス※2：契約情報の認証、発話内容とチャットルームの関連付け ・メールアドレス（RTT Portalで設定したユーザー名）※2：ログイン時の画面表示、チャットウィンドウ表示
   （B）テナント関連情報 （連携設定等）	・テナントID※1：契約者テナントの判別、Microsoft 365 連携設定のため
   （C）会話データ	・利用者の音声：音声のテキスト化および翻訳のため ・会話ログ（文字起こし・翻訳結果等）：画面表示、履歴の出力、（利用する場合）校正・要約等の機能提供のため
   （D）設定情報	・単語変換規則ファイル：認識された文字を指定した文字へ変換するため ・Azure AI Services APIキー／APIキーのリージョン情報：音声のテキスト化・翻訳のため
   （E）運用・保守 （必要最小限）	・アプリケーションログ／エラーログ／認証ログ：障害対応、運用保守、セキュリティ確保のため ・チャットルーム参加情報：サービス提供のため

   • ※1…Entra ID 認証によるご契約の契約者に適用
   • ※2…RTT独自認証によるご契約の契約者に適用

   6-1-2．生成AI（Azure OpenAI 等）を用いた校正・要約（利用する場合）

   本エディションには、文字起こし校正機能／会話履歴の要約機能等、生成AI（Azure OpenAI 等）を用いる機能を提供する場合があります。
   これらの機能を利用する場合、会話履歴（文字起こし・翻訳データ等）を生成AI処理のために送信し、校正結果・要約結果を生成します。
   当社は、会話データを当社の独立した目的（分析、学習、マーケティング等）で二次利用しません。

   6-1-3．データ格納場所

   • 会話ログ：ローカルPC
   • 要約結果等の出力ファイル（利用者が保存した場合）：ローカルPC
   • Azure AI Services APIキー／APIキーのリージョン情報：Azure上のデータベースサーバー
   • アプリケーションログ／エラーログ／認証ログ：Azure 上のサーバー
   • チャットルーム参加情報：Azure 上のサーバー

   6-1-4．保存期間・削除

   • ローカルPCに保存される会話ログ等：利用者または契約者組織のポリシーに従い削除してください。
   • Azure 上のアプリケーションログ／エラーログ：本サービスの安定運用および障害対応を目的として必要最小限の期間に限り保持し、原則として7か月間保持した後、自動的に削除します。
     ※法令等により別途保存が必要となる場合は、この限りではありません。
   • 削除完了後は、データの復元は行えません。

   6-1-5．Cookie 等（Desktop版）

   Desktop版は、Webブラウザの Cookie を前提としません。

   6-1-6．開示等の請求

   • 会話データ等（当社が処理者として取り扱う情報）：原則として管理者（Controller）である契約者へお申し出ください。
   • 契約管理、利用料金の請求・支払管理、問い合わせ対応等（当社が管理者として取り扱う情報）：当社の事業運営全般に関する個人情報保護方針に記載の手続に従い対応します。
     https://fairuse.jp/userprofileinformation/

2. 6-2．Web版・Teams版（Real Time Translator Web版／Teams版）

   6-2-1．取得する情報と利用目的

   当社は、本エディションの提供に必要な範囲で、以下の情報を取り扱います。

   （A）認証・表示等	・Microsoft 365 アカウント※1／表示名※1 ・メールアドレス※2／メールアドレス（RTT Portalで設定したユーザー名）※2
   （B）テナント関連情報 （連携設定等）	・テナントID※1
   （C）会話データ	・参加者の音声：テキスト化および翻訳のため ・会話ログ（発話内容の履歴）：後記「6-2-3」に記載の保存パターンの場合
   （D）ゲスト招待等（利用する場合）	・ゲストユーザーのメールアドレス：招待、画面表示、（保存設定時の）履歴表示
   （E）設定情報	・Azure AI Services APIキー／APIキーのリージョン情報：音声のテキスト化・翻訳のため
   （F）運用・保守（必要最小限）	・アプリケーションログ／エラーログ／認証ログ、チャットルーム参加情報 等

   • ※1…Entra ID 認証によるご契約の契約者に適用
   • ※2…RTT独自認証によるご契約の契約者に適用

   6-2-2．生成AI（Azure OpenAI 等）を用いた校正・要約（利用する場合）

   本エディションでも、校正・要約等の生成AI機能を提供する場合があります。取扱いは「6-1-2」と同様であり、当社は会話データを二次利用しません。

   6-2-3．会話ログ（履歴）の保存パターン（重要）

   本エディションでは、会話ログ（履歴）の取扱いに次の2パターンがあります。

   （パターン1）Webブラウザーで閲覧可能にするための保存（契約開始時の顧客指定により有効化）

   • 会話ログ：ローカルPC
   • 契約者の指定により、発話内容を Webブラウザーで閲覧可能にする目的で会話ログを保存する場合があります。
   • 格納場所：Azure上のデータベースサーバー（保存を有効化した場合のみ）
   • 保存期間・削除：契約者の設定および指示に従います。

   （パターン2）各会議／各チャットルームごとのCSVダウンロード（参加したライセンスユーザーが実行可能）

   • 各会議の各チャットルームごとに、参加したユーザー（かつライセンスを有するユーザー）が、会話ログを CSV形式で自身のPCにダウンロードできる場合があります。
   • ダウンロード後のCSVファイルは、契約者（管理者）側の管理・統制下で取り扱われます（当社は当該PC上のファイルを管理しません）。

   6-2-4．データ格納場所（会話ログ以外）

   • Azure AI Services APIキー／APIキーのリージョン情報：Azure上のデータベースサーバー
   • アプリケーションログ／エラーログ／認証ログ：Azure 上のサーバー
   • チャットルーム参加情報：Azure 上のサーバー

   6-2-5．保存期間・削除

   • 会話ログ（パターン1）：契約者の設定および指示に従います。
   • 会話ログ（パターン2：CSV）：契約者側の管理・統制により取り扱われます。
   • Azure 上のアプリケーションログ／エラーログ／認証ログ：必要最小限の期間に限り保持し、原則として7か月間保持した後、自動的に削除します。
     ※法令等により別途保存が必要となる場合は、この限りではありません。
   • 削除完了後は、データの復元は行えません。

   6-2-6．Cookie 等（Web版・Teams版）

   本エディション（ブラウザで利用するWeb画面、またはWebコンポーネントを含む場合）では、ログイン状態の維持、セキュリティ確保、設定保持等の目的で Cookie または類似技術を利用する場合があります。
   Cookieの一般的な考え方・管理方法等は、当社の事業運営全般に関する個人情報保護方針の「クッキー（Cookie）について」をご参照ください。

   • ※本製品の提供のために当社が保存するログおよびデータには、端末識別子およびIPアドレスを含めません。

   6-2-7．開示等の請求

   • 会話データ等（当社が処理者として取り扱う情報）：原則として管理者（Controller）である契約者へお申し出ください。
   • 契約管理、利用料金の請求・支払管理、問い合わせ対応等（当社が管理者として取り扱う情報）：当社の事業運営全般に関する個人情報保護方針に記載の手続に従い対応します。
     https://fairuse.jp/userprofileinformation/

3. 6-3．RTT Portal

   RTT Portal は、契約情報・ユーザー情報・各種設定情報等を管理する管理画面です。

   6-3-1．当社の立場（Portal内情報の整理）

   Portal 内の情報は、内容により当社の立場が異なります。

   • （A）契約管理・連絡等のための情報：当社が管理者（Controller）として取り扱う場合があります。
   • （B）契約者が Portal を通じて登録・管理する利用者情報・設定情報：通常、契約者が管理者（Controller）で、当社は処理者（Processor）として取り扱います。

   6-3-2．取得する情報と利用目的

   （A）契約管理・連絡等（Controllerとなる場合がある情報）	・企業情報（契約組織名 等）：契約一覧／契約詳細画面に表示 ・担当者メールアドレス：契約一覧／契約詳細画面に表示、連絡先として使用 ・契約されたエディション：契約管理のため ・契約期間：契約管理のため ・Real Time Translator 利用時間：契約管理（利用状況の把握等）のため
   （B）利用者認証・利用者管理・技術設定（通常 Processor として取り扱う情報）	・Microsoft 365 アカウント※1、メールアドレス※2、Portalユーザー名※2：認証・表示のため ・テナントID※1：連携設定・判別のため ・ユーザー情報（グループ等）：ユーザー一覧／詳細画面に表示 ・Azure AI Services APIキー（暗号化済み）：音声のテキスト化・翻訳のために使用
   （C）運用・保守（必要最小限）	・アプリケーションログ／エラーログ／認証ログ、チャットルーム参加情報 等

   • ※1…Entra ID 認証によるご契約の契約者に適用
   • ※2…RTT独自認証によるご契約の契約者に適用

   6-3-3．データ格納場所

   • 上記各種情報：Azure上のデータベースサーバー／Azure 上のサーバー
   • アプリケーションログ／エラーログ／認証ログ：Azure 上のサーバー

   6-3-4．保存期間・削除

   • （A）の情報：契約期間および契約終了後7か月間（原則）、または法令等により保存が求められる期間に限り保管します。
   • （B）の情報：契約者の設定および指示に従い保管・削除します。
   • アプリケーションログ／エラーログ／認証ログ：必要最小限の期間に限り保持し、原則として7か月間保持した後、自動的に削除します。
     ※法令等により別途保存が必要となる場合は、この限りではありません。
   • 削除完了後は、データの復元は行えません。

   6-3-5．Cookie 等（RTT Portal）

   RTT Portal は Web サービスのため、ログイン状態の維持、セキュリティ確保、設定保持等の目的で Cookie または類似技術を利用する場合があります。
   Cookieの一般的な考え方・管理方法等は、当社の事業運営全般に関する個人情報保護方針の「クッキー（Cookie）について」をご参照ください。

   • ※本製品の提供のために当社が保存するログおよびデータには、端末識別子およびIPアドレスを含めません。

   6-3-6．開示等の請求

   • （A）の範囲（当社が管理者（Controller）として取り扱う情報）：当社の事業運営全般に関する個人情報保護方針に記載の手続に従い対応します。
     https://fairuse.jp/userprofileinformation/
   • （B）の範囲（当社が処理者(Processor)として取り扱う情報）：開示等の請求は原則として管理者である契約者へお申し出ください。

7．改定